Conditions de commande, de traitement, de fabrication et de livraison
Les étapes de prise en charge d’un dossier ORALIGN : dossier patient, frais d’étude, proposition et validation du plan, choix du pack, paiement, fabrication, délais et livraison.
Les présentes conditions décrivent les différentes étapes de prise en charge d’un dossier patient sur la plateforme ORALIGN, depuis la transmission des données cliniques jusqu’à la fabrication et à la livraison des gouttières.
1. Création du dossier patient
Le praticien crée un dossier patient sur la plateforme ORALIGN et transmet les informations nécessaires à l’étude du traitement.
Ces informations peuvent notamment comprendre les données d’identification du patient, les photographies cliniques, les empreintes numériques, les fichiers STL, les radiographies ainsi que les fichiers CBCT ou DICOM lorsqu’ils sont nécessaires.
Avant de soumettre le dossier, le praticien doit vérifier que toutes les informations, images et pièces jointes sont complètes, correctes et associées au bon patient.
2. Paiement des frais d’étude
Après la transmission du dossier, le praticien procède au paiement des frais d’étude ou de traitement indiqués sur la plateforme.
Les prix sont affichés dans la même devise que celle utilisée pour le paiement et incluent les taxes applicables, sauf indication contraire.
Le paiement des frais d’étude permet à l’équipe ORALIGN de commencer l’analyse du dossier et l’élaboration de la proposition de traitement.
Ces frais peuvent être distincts du prix du pack d’aligneurs choisi ultérieurement.
3. Étude et proposition de traitement
Après réception d’un dossier complet et confirmation du paiement, ORALIGN procède à l’étude du cas et prépare une proposition de traitement.
La proposition est ensuite transmise au praticien par l’intermédiaire de la plateforme afin qu’il puisse l’examiner.
Le praticien peut
- approuver la proposition de traitement
- demander une ou plusieurs modifications
- transmettre des observations ou des instructions complémentaires
Lorsque des modifications sont demandées, ORALIGN révise la proposition et la soumet de nouveau au praticien pour validation.
4. Validation du plan de traitement
La validation du plan de traitement relève de la responsabilité du praticien.
Cette validation confirme que le praticien a examiné la proposition, vérifié les objectifs du traitement et approuvé les mouvements dentaires prévus.
Aucune fabrication d’aligneurs n’est lancée avant la validation du plan de traitement par le praticien.
5. Proposition et choix du pack
Après validation du plan de traitement, ORALIGN met à la disposition du praticien les packs ou offres correspondant au cas du patient.
Chaque offre peut préciser notamment
- le prix du traitement
- le nombre estimé d’aligneurs
- les services inclus
- les éventuelles étapes ou tranches de paiement
- les conditions particulières applicables au pack
Le praticien sélectionne le pack souhaité et confirme son approbation sur la plateforme.
6. Confirmation de la commande
La commande devient définitive après
- la réception d’un dossier complet
- le paiement des frais d’étude
- la validation du plan de traitement
- le choix et l’approbation du pack
- la confirmation du paiement exigé avant le lancement de la fabrication
Une confirmation est ensuite transmise au praticien par e-mail, par notification dans l’application ou par tout autre moyen de contact renseigné sur son compte.
7. Paiement en une fois ou par tranches
Selon le pack sélectionné, le paiement peut être effectué en une seule fois ou en plusieurs tranches.
Lorsqu’un paiement par tranches est proposé, chaque tranche peut correspondre à une étape du traitement et à un nombre déterminé de gouttières.
Avant chaque paiement, la plateforme précise notamment
- le montant de la tranche
- le numéro ou l’étape de la tranche
- le nombre de gouttières concernées
- les éventuelles conditions applicables à cette étape
La fabrication de la série concernée débute uniquement après la confirmation du paiement de la tranche correspondante.
Le non-paiement d’une tranche peut entraîner la suspension de la fabrication et de la livraison des séries suivantes.
8. Fabrication des gouttières
Après validation du plan, approbation du pack et confirmation du paiement applicable, ORALIGN lance la fabrication des gouttières concernées.
En cas de paiement par tranches, seules les gouttières correspondant à la tranche payée sont mises en fabrication, sauf indication contraire dans l’offre sélectionnée.
Toute demande de modification formulée après le lancement de la fabrication peut entraîner des frais supplémentaires, un nouveau délai ou l’impossibilité de modifier les dispositifs déjà fabriqués.
9. Délais de traitement et de fabrication
Les délais communiqués par ORALIGN sont calculés à partir de la réception de l’ensemble des éléments nécessaires à chaque étape.
Ils peuvent notamment dépendre
- de la qualité et de la complétude du dossier patient
- du délai de réponse du praticien
- du nombre de modifications demandées
- de la validation du plan de traitement
- du choix du pack
- de la confirmation du paiement
- du volume et de la complexité de la fabrication
Tout retard lié à un dossier incomplet, à des fichiers inexploités, à une validation tardive ou à un paiement non confirmé peut entraîner un report du délai initial.
10. Livraison
Les gouttières fabriquées sont livrées à l’adresse renseignée et confirmée par le praticien sur la plateforme.
En cas de paiement par tranches, les livraisons peuvent être effectuées progressivement, selon le nombre de gouttières prévu pour chaque tranche.
Les délais et frais de livraison peuvent varier selon la zone de livraison, le transporteur, le volume du colis et les contraintes liées au transport.
Le praticien doit vérifier l’exactitude de l’adresse, du numéro de téléphone et des informations du destinataire avant chaque expédition.
11. Réception de la commande
À la réception, le praticien doit vérifier
- l’état du colis
- le nom ou la référence du patient
- le numéro de la série ou de la tranche
- le nombre de gouttières reçues
- la conformité apparente des dispositifs
Toute erreur, détérioration ou non-conformité doit être signalée à ORALIGN dans les meilleurs délais, accompagnée des photographies et justificatifs nécessaires.
Une gouttière présentant une anomalie ou ne correspondant pas au dossier patient concerné ne doit pas être remise au patient.
12. Indisponibilité ou impossibilité de fabrication
Lorsqu’ORALIGN ne peut pas poursuivre l’étude, la fabrication ou la livraison d’une commande, le praticien est informé dans les meilleurs délais.
Selon la situation et l’état d’avancement du dossier, ORALIGN pourra proposer
- la correction ou le remplacement des fichiers transmis
- une modification de la proposition de traitement
- une nouvelle fabrication
- un avoir
- un remboursement des sommes concernées
13. Retards indépendants d’ORALIGN
ORALIGN ne peut être tenue responsable des retards causés par des circonstances raisonnablement indépendantes de sa volonté, notamment
- un retard du transporteur
- une adresse incorrecte ou incomplète
- l’absence du destinataire
- une interruption technique majeure
- une indisponibilité exceptionnelle des matières premières
- un cas de force majeure
Dans une telle situation, ORALIGN informe le praticien et prend les mesures raisonnables afin de limiter les conséquences sur la commande.
14. Assistance
Le praticien peut suivre l’avancement de ses dossiers, traitements, paiements, fabrications et livraisons depuis son compte ORALIGN.
Il peut également contacter l’équipe support directement via le chat intégré à l’application pour toute question relative à un dossier patient, un plan de traitement, un pack, une tranche de paiement, une fabrication ou une livraison.